Para gestores, administradores y operadores
Organiza quién accede, quién autoriza y cómo se administra el edificio.
Te ayudo a ordenar llaves, credenciales y permisos de residentes, mantenimiento, proveedores y visitas, con responsables claros para las altas y las bajas y para el traspaso cuando cambie el operador o la propiedad.
Cuándo incorporarme. Antes de recibir el edificio o cambiar de operador; también cuando necesitas ordenar permisos e incidencias en un activo en uso.
Documentos que puedes recibir:Matriz de permisosInventario de llaves y credencialesProcedimiento de traspaso
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Imagen de contexto
Situaciones en las que puedo ayudarte
Cuando nadie sabe quién puede abrir qué.
Hay llaves maestras en circulación y nadie sabe cuántas existen ni quién las tiene.
Las bajas de residentes, empleados o proveedores se hacen tarde o no se hacen.
Mantenimiento necesita entrar en cuartos técnicos y zonas comunes sin acceso a las viviendas.
Cambia el operador, o el edificio pasa de alquiler a venta, y hay que traspasar cuentas, llaves y códigos.
Qué estudiamos y qué decidimos
Permisos con responsable y fecha.
Dar de baja una llave en un programa no anula su apertura física. Si una llave del operador anterior sigue abriendo, hay que recuperarla o cambiar el cilindro.
Qué espacios abre cada perfil y en qué horario.
Quién concede, modifica y retira cada permiso, y cómo queda registrado.
Dónde se guardan las llaves maestras, quién las firma y qué hacer si se pierde una.
A quién se avisa y cómo se abre si falla un sistema o se agota una batería.
Qué se entrega, a quién y cómo se comprueba que el responsable anterior ya no tiene acceso.
Qué documentos puedes recibir
Una matriz que se puede mantener al día.
Matriz de permisos y responsabilidades
Muestra ilustrativa · valores de ejemplo| Perfil | Portal | Garaje | Vivienda | Zonas comunes | Cuartos técnicos | Autoriza y retira |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Residente | Sí | Si tiene plaza | La suya | Con reserva | — | Gestor |
| Mantenimiento | Horario laboral | Horario laboral | Con autorización del residente | Sí | Sí | Gestor |
| Proveedor puntual | Por fecha | — | — | Por fecha | Por fecha | Gestor |
| Visita | Temporal | — | — | — | — | Residente |
| Operador | Sí | Sí | Según contrato | Sí | Sí | Propiedad |
Estructura de ejemplo. Cada edificio define sus perfiles con la propiedad.
Procedimiento de traspaso
- Inventario de llaves físicas y comprobación de su número.
- Exportación de usuarios, permisos y registros.
- Cambio de administradores y contraseñas de la plataforma.
- Recuperación de llaves o cambio de cilindros del responsable saliente.
- Acta firmada por quien entrega y quien recibe.
Inventario de llaves y credenciales
Cada llave y cada credencial con su titular, su nivel en el plan de cierre y su fecha de entrega, para saber en todo momento quién puede abrir qué.
Experiencia relacionada
Un edificio, dos formas de explotación.
Alcalá de Henares · en ejecución- Situación
- 16 viviendas pensadas para alquiler, con la posibilidad de vender después.
- Qué se previó
- Perfiles de residentes, operador, mantenimiento y administración; quién concede y retira permisos; cómo se traspasa si cambia el operador o se vende una vivienda.
- Qué habrá que revisar en el cambio
- Cuentas, códigos, llaves físicas y accesos comunitarios.
- Estado
- Previsión documentada. La conexión con el software de gestión y el paso a venta aún no se han ejecutado.
Cómo se acuerda el encargo
Partimos de la situación actual del edificio.
Me cuentas el edificio, quién lo gestiona y qué necesitas ordenar.
Reviso el sistema actual: llaves, plataforma y usuarios.
Te propongo alcance, documentos y honorarios por escrito.
Ordenamos permisos y dejamos el traspaso documentado.
Preparar la gestión y los cambios del edificio
El estudio puede abarcar obra nueva y edificios existentes: residencial en venta (BTS), alquiler operado (BTR), flex living, comunidades y espacios compartidos. El punto de partida es quién debe acceder, a dónde, cuándo y bajo la responsabilidad de quién.
La solución contempla la coexistencia de llaves y credenciales, las altas y bajas, los cambios de ocupante, administrador, operador o propiedad y las ampliaciones. Antes de la entrega, se acuerdan pruebas, documentación, formación y responsables de mantenimiento.
La plataforma se valora junto a la mecánica y al uso del edificio. Cuando se requieren reservas, PMS u otras conexiones, su compatibilidad y alcance se verifican para el proyecto. El suministro o la implantación posteriores se acuerdan por separado.
Hablemos de los accesos de tu proyecto.
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Cuéntame qué edificio tienes, en qué fase se encuentra y qué necesitas resolver. Podemos valorar cómo ayudarte desde la definición de los accesos hasta su uso y gestión.